Wie halte ich ein erfolgreiches Online-Meeting ab?

Ein errfolgreiches Online-Meeting ist kein Hexenwerk. Es gibt aber ein paar grundsätzliche Dinge die man beachten sollte, denn das ist was ganz anderes, als ein normales Meeting im Büro!

 

Struktur ist wichtig

  1. Moderator: Sie brauchen einen Moderator, eine Moderatorin. Da Sie sich nicht persönlich gegenüber sitzen, sondern jede/r für sich, braucht man eine Person, die das Meeting strukturiert und an der kurzen Leine hält. ModeratorInnen müssen keine Präsentationen halten, aber den Ablauf im Blick haben und lenken. Der oder die Materator/in kann die Modereations-Rechte auch mal an eine andere Person abgeben. Das betrifft dann die technischen Dinge, wie Screensharing, Mikrofonberechtigungen, etc.
  2. Agenda: Das Thema und die Agenda müssen sorgfältig geplant werden. Das Ergebnis kann man dann vorher den Teilnehmern per E-Mail zukommen lassen, am Besten mit der Einladung.
  3. Kurz und knapp: Verwenden Sie keine langen Präsentationen. Charts sind zwar ein probates Mittel und Informationen aufzubereiten, aber sie können schnell langweilig werden. Die Aufmerksamkeit der Teilnehmenden sinkt schneller, als im persönlichen Meeting, da man sich weinger beobachtet fühlt und der Bildschirm eine gewisse Distanz aufbaut.

Selbstkontrolle

  1. Pünktlichkeit: Seien Sie 5 Minuten VOR dem Meetingstart online und eingeloggt. Nutzen Sie die Vorlaufzeit um Mikrofon und Kamera zu testen. Mittlerweile haben alle Anbieter eine Testfunktion.
  2. Mikrofondisziplin: Sorgen Sie dafür, dass nur die Person das Mikro offen hat, die gerade spricht. Papierrascheln oder Tippen auf der Tastatur, Hüsteln, etc von anderen Personen werden mit in die Runde übertragen und stören manchmal erheblich!
  3. Nettikette: Ausreden lassen, ausreden lassen, ausreden lassen! Dazwischen grätschen nervt die Anderen und nicht nur den oder die Redner/in. Für geordnete Rückfragen bieten die meisten Provider Winkzeichen, oder den Chat. Je mehr Teilnehmer/innen, desto wichtiger wird dieser Punkt, weil die Anderen so schnell nicht mitbekommen, wer da unterbricht. Es fehlt die räumliche Ortung, die das selektive Zuhören ausmacht. Dadurch wird es schwieriger einem Gespräch zu folgen. Quatschen alle durcheinander, versteht man nichts mehr! Spätestens hier ist eine starke Moderation gefragt.
  4. Vorsicht Kamera! Besonders bei langen Meetings vergessen wir sehr schnell, dass die Kamera an ist und uns alle sehen. Wir sitzen ja zuhause am Schreibt vor einem Bildschirm. Es ist schon abenteuerlich, was man da machmal zu sehen bekommt…

Internet-Entwicklungsland

Ja, leider leben wir immer noch im Internet-Entwicklungsland! Es ist zwar schon deutlich besser geworden, aber es passiert immer wieder, dass das Bild ruckelt, der Ton stottert oder gar abreisst. Sind viele Personen an dem Meeting beteiligt, hilft es oft alle Kameras bis auf die der aktiven Redner/in abzuschalten. Da gibt es meist in der Randleiste der Meetingsoftware einen Knopf für die Kamera. Manchmal tritt  das Problem auch nur bei einer Person auf. Dann ist dort die Internetverbindung schwach (oder die halbwüchsigen Kinder gerade im Nebenzimmer am zocken).